< terug Tip

Een slecht nieuws gesprek voeren? Hierbij 11 tips uit de praktijk

Soms kan het niet anders en ben je de brenger van slecht nieuws. Een werknemer ontslaan of melden dat de gewenste promotie, contractverlenging of bonus niet door gaat. Bijna iedere leidinggevende ziet tegen zo’n gesprek op. Heel begrijpelijk natuurlijk. Hoe kan je er dan toch het beste van maken? Wij trainen leidinggevenden in effectieve Oplossingsgerichte communicatie, maar hier gratis en voor niks mijn tips, getest in de praktijk.

1. Je doel

Je kan de ‘schade’ van de beslissing voor de ontvanger van het slechte nieuws niet repareren in een slecht nieuws gesprek. Het is beter dat dan ook niet te proberen. Het enige dat je kunt doen is het zo helder mogelijk verwoorden en de ander de ruimte te geven. In het gesprek zijn je doelen : de boodschap helder over laten komen, emoties begripvol opvangen en helder maken hoe het verder gaat.

2. Meteen de boodschap brengen

Val met de deur in huis. “Fijn dat je er bent, ga even zitten. Helaas heb ik slecht nieuws voor je. etc….” Eerst een praatje maken over het weer of het werk geeft de ander een rotgevoel achteraf;
“ Zitten we daar over het weer te praten en al die tijd weet hij dat ik ontslagen wordt!”

3. Vooraf zinnen bedenken

Het voelt misschien raar, maar bereid een paar zinnen voor waarin je het slechte nieuws vertelt. Een slechtnieuwsgesprek is niet het moment om te improviseren vanuit de losse pols. Denk aan 3 of 4 zinnen, meer niet. Geef het slechte nieuws en een algemene reden. Wees niet te specifiek. Argumenten helpen niet in een slecht nieuws gesprek (zie tip 7).

4. Stilte

En na je paar zinnen ben je stil. Neem je dit vooraf stevig voor want het is vaak onverwacht moeilijk. Hou er rekening mee dat je de neiging hebt om door te praten. Er kan een pijnlijke stilte vallen of je voelt de aandrang de beslissing te verdedigen of te verzachten. Niet doen. Bewijs de ander een dienst door eerst het nieuws te laten landen. Hou je mond tot de ander iets zegt. Pas dan is de ander zo ver om het gesprek voort te zetten.

5. Eigen emoties achterwege laten

Laat je eigen emoties buiten het gesprek. De enige uitzondering hierop is als je zelf echt helemaal kapot bent van de beslissing (die dan bij voorkeur door een ander genomen is) en toch op dat moment het gesprek moet houden. Zeker als jij zelf de beslissing hebt genomen geldt een beetje plat gezegd; jouw eventuele zieligheid is nu niet aan de orde. Jij kiest er namelijk voor om de beslissing door te zetten. Overigens maak je het de ontvanger van slecht nieuws ook veel moeilijker als je aangeeft het niet eens te zijn met de beslissing. Dat is voor de ontvanger niet van belang en alleen maar verwarrend. Het maakt acceptatie van het nieuws een stuk lastiger.

6. Opvangen van de reactie

De reactie kan heftig zijn of uitblijven. Je kan vooraf wel een verwachting hebben maar zeker weten doe je het niet. Ik ben wel eens voor verrassingen komen te staan. Wat de reactie ook is, reageer kort en met begrip. Zeg iets dat je ook echt voelt. “Ik kan me voorstellen dat dit heel erg / een teleurstelling / een tegenvaller voor je is / je dit inderdaad hebt zien aankomen.” Wees dan weer even stil.

Vaak komt er boosheid op de brenger van slecht nieuws af. Als je als boodschapper voorafgaand aan het gesprek het nieuws zelf goed hebt doordacht en verwerkt, is het vaak makkelijker de boodschap goed over te brengen en eventuele boosheid op te vangen.

7. Acceptatie van de boodschap

Het is van belang dat de beslissing niet discutabel aanvoelt. Deze moet als een paal boven water staan. Want als er mogelijk ruimte is om de beslissing aan te vechten richt alle energie zich op het onderzoeken van die ruimte, en niet op het accepteren van de beslissing. En dat laatste is meestal in het belang van alle betrokkenen.

Hiervoor is het noodzakelijk om nooit in discussie te gaan in het slecht nieuwsgesprek. Da’s nog best lastig. Dreigt er toch een discussie los te barsten? Herhaal dan nogmaals de paar zinnen die je hebt voorbereid. Dat voelt raar, maar grote kans dat de ontvanger van het nieuws ze eigenlijk de eerste keer niet echt gehoord heeft. Bovendien, als je deze boodschap een paar keer herhaalt maak je nog duidelijker dat je niet van de beslissing af gaat wijken.

Je kan eventueel met een paar zinnen een extra toelichting geven als de medewerker verdere toelichting vraagt, maar eigenlijk is dat niet noodzakelijk. De kans is dat het alleen maar leidt tot discussie. En discussie leidt af van de heldere boodschap die je hebt en waar het in dit gesprek om draait, namelijk ‘zo is het en dat blijft het’. Ga dan weer terug naar begrip tonen en het herhalen van de paar zinnen die je hebt voorbereid.

Bedenk vooraf dat je geen enkele reden kan geven die voor de ander het slechte nieuws acceptabel maakt. Beter niet proberen dus.

8. Troosten kan meestal niet

Het thuisfront kan nu beter voor de ontvanger van het slechte nieuws zorgen dan jij, ook al heb je een goede werkrelatie. Jij bent de brenger van het nieuws en de vertegenwoordiger van de beslissing. Het helpt hier vooraf bij stil te staan en troost bieden ook niet als doel voor jezelf te stellen. Kan het dan is het mooi. Kan troosten niet dan is dat volkomen begrijpelijk en dus te accepteren.

9. Hou het kort

Een slecht nieuwsgesprek hoeft niet lang te duren. Sterker nog, als het te lang duurt kom je meer in de verleiding om dingen te zeggen die niet helpen. Is de boodschap overgekomen, de eerste reactie afgevangen en zijn er geen vragen? Tijd om af te ronden.

10. Vervolgafspraak

Maak een afspraak hoe het verder gaat. Dit is afhankelijk van de heftigheid van de beslissing en heb je vooraf al bedacht. Bijvoorbeeld of iemand dan direct naar huis mag om het nieuws te verwerken. Je kunt afspreken dat je de dag erna nog even belt, of je maakt meteen een afspraak om over 1 tot 4 dagen nog eens te overleggen. Dit om te praten over de eventuele verdere afwikkeling, werkafspraken, overdracht, vervolgstappen en het afvangen van vragen. Als het slechte nieuws heftig was hebben mensen hier veel behoefte aan omdat ze in het gesprek zelf nog niet op de (vaak praktische) vragen komen. Die bedenken ze pas later als ze thuis zijn. Het helpt als daar al een afspraak voor is gemaakt zodat diegene weet dat dan de vragen gesteld kunnen worden.

11. Schriftelijke bevestiging

Ook iets dat je vooraf bedenkt. Ga je schriftelijk bevestigen? Bijna altijd is dat verstandig. Dit kan je dan even vermelden aan het eind van het gesprek.

Ga er vooraf vanuit dat het een lastig gesprek wordt. Het is niet anders… het enige dat je kunt doen is goed in de gaten houden wat je juist wel kan betekenen in het gesprek: de boodschap helder brengen, het begripvol opvangen van de reactie en eventuele vragen beantwoorden. Doe je dit goed dan zal de ontvanger van het slechte nieuws jouw aanpak – niet direct maar later – misschien wel waarderen. En zo niet, dan ben je er in ieder geval zelf zeker van dat je er alles aan hebt gedaan.

Succes!

p.s. Meer weten over effectieve communicatie met je medewerkers? Kijk nu voor onze training Oplossingsgericht Werken voor leidinggevenden!

Delen wordt gewaardeerd.
Zo help je anderen met informatie en kunnen ze ons beter vinden. Bedankt!

Meld je nu gratis aan

voor Solvitas Tips

Ontvang 1 x per maand de Solvitas Tips, met praktische tips over Oplossingsgericht Werken

(Zo’n 2000 mensen gingen je voor)

Maak kennis met onze Trainingen en workshops
Ik zoek een training voor... Mijn team Mijzelf
LinkedIn
Share