Vacature: Secretaresse / Ondersteuning trainingsorganisatie (loondienst, op afstand)

dd 10-01-2022

Benodigde beschikbaarheid op alle dagen van de werkweek, maar feitelijke uren wisselend 8 – 28 u per week. Met zo spoedig mogelijke ingang.

Wanneer vind je werken bij ons waarschijnlijk prettig?

• Je houdt ervan om iemand – die nu veel te druk is met de verkeerde dingen – te helpen en te ondersteunen.
• Jij haalt je lol uit mailen, bellen, vooruitkijken, digitale systemen bijhouden, plannen en regelen en zorgen dat alles op rolletjes loopt en onder controle is.
  Wij geven trainingen voor allerlei organisaties, en – door Cora te ondersteunen – zorgen jullie samen ervoor dat alles geregeld is zodat de trainers hun werk kunnen doen en de klanten die wij helpen zich in goede handen voelen.
• Je bent heel precies. Alleen door heel nauwkeurig te werken kun je het werk doen op een manier dat alles organisatorisch goed verloopt en iedereen op de juiste plek is op het juiste moment met de juiste materialen e.d.
  Weet je van jezelf dat precisie veel van je vraagt, dan is dit niet de baan voor jou…
• Het is een baan in opbouw, nu nog in stukjes belegd bij 3 verschillende mensen. Jij vindt het wel leuk klein te beginnen, jezelf gauw onmisbaar te maken en de baan langzaam uit te bouwen. Wij groeien, en jij groeit mee met het bedrijf!
• Je houdt van een positieve ‘werkomgeving’. We hebben het heel leuk met elkaar en we zijn gepassioneerd bezig met ons vak. Ook zijn we klein, kennen elkaar en zijn we allemaal echt blij met ons werk.
• Je hebt zelf een kantoor of werkt vanuit huis.
  Solvitas heeft geen kantoor en we denken ook niet dat dat er gaat komen. Dit staat dus los van corona! We wonen heel erg verspreid over het land en trainers werken vooral bij onze klanten of – op dit moment – online.
  We werken vooral virtueel met elkaar via Teams, telefoon, mail en app. We hebben op die manier wel dagelijks contact.
  Maar, je moet er dus van houden om wel collega’s te hebben maar die – afgezien van een paar keer per jaar – niet live te zien.
• Je komt in loondienst.
  NB : Ben / wil je zzp-er zijn, dan heeft het geen zin te reageren. Hierover zijn we zeker.
• In de kerst- en zomervakantie is er eigenlijk geen werk, en dat komt jou wel goed uit.
  De andere schoolvakanties liggen gespreid en omdat we in meerdere regio’s trainen zijn er dan wel bedrijfsactiviteiten, maar vaak wel op een lager pitje.
• Je vindt het oké dat je wisselende uren zult maken. Dit is niet alleen omdat het een nieuwe baan is ‘in opbouw’. Maar ook omdat er in sommige weken gewoon veel minder te doen is dan in andere weken. Je haalt even aan als het druk is, en geniet van de vrije tijd als er minder werk is.
  We schatten dat er voor minimaal 1 maar doorgaans 2 tot 3 werkdagen werk is.
• Je bent wel in principe alle dagen van de werkweek (ma t/m vr) beschikbaar. Dit is nodig omdat klanten soms dezelfde dag antwoord moeten hebben. En omdat het belangrijk is de planning van trainers op klussen zo snel mogelijk rond te hebben, waardoor dat niet kan wachten.Dit komt zeker niet alle dagen voor, en het wil ook niet zeggen dat je direct alles uit je handen moet laten vallen (uitgezonderd een zeer incidenteel spoedgeval). Het betekent wel dat je elke dag ‘enige beschikbaarheid’ hebt. Dus als je in de ochtend weg bent, kun je wel in de middag wat mail beantwoorden of even iemand bellen.
  Ook is van belang dat je bij online trainingen die nieuw starten beschikbaar bent voor deelnemers die problemen hebben met inloggen e.d. (Teams, Zoom). Maar dit weet je dus al lang van tevoren. De meeste trainingen zijn op dinsdagen en donderdagen.
  Overigens kun je het meeste werk zelf plannen en spreiden.Maar dit betekent dus wel: combineren met een andere werkgever is lastig en lijkt ons niet mogelijk, tenzij je daarvoor in de avonden werkt!
• Onze schatting is dat je minimaal 8 en maximaal 28 uur per week werk voor ons kunt doen. Maar wat het in de praktijk zal zijn?… dat weten we pas als we aan de slag zijn!
  Het hangt er ook vanaf hoe snel we verder kunnen groeien.
  NB : dit betekent dat we samen met jou moeten kijken wat we afspreken over uren en betaling. We houden er rekening mee dat we ook wat van je vragen t.a.v. de beschikbaarheid op alle dagen van de week.
• Extra leuk is het als je wat hebt met ons product: wij helpen mensen om anderen beter te helpen door de manier waarop ze een gesprek voeren. Je vindt het ook leuk om wat meer te leren over Oplossingsgerichte communicatie/coaching.
• Je gaat héél belangrijk voor ons worden, dus je wil er helemaal voor gaan om er wat te maken van deze functie!
  Wij zullen er ook alles aan doen om ervoor te zorgen dat je tot je recht komt bij ons.

Over Solvitas

Solvitas is een trainingsbureau. We verzorgen trainingen in ‘Oplossingsgericht Werken’ (lees eventueel hier op de site meer over deze methodiek).

We leren mensen hoe zij Oplossingsgerichte gespreksvoering kunnen gebruiken met hun studenten, cliënten of medewerkers. Dit zodat zij hun begeleidingsgesprekken prettiger en effectiever kunnen voeren.

Onze klanten zitten in het onderwijs, zorg & welzijn en heel diverse andere bedrijfstakken. Lees hier meer over Solvitas.

Over de organisatie en het team

Irene Lansdaal is Solvitas 11 jaar geleden gestart, vanuit haar passie voor waar we in trainen; Oplossingsgericht Werken. Vijf jaar geleden is Cora Hagen compagnon geworden en sindsdien runnen wij Solvitas samen.

We hebben inmiddels ongeveer 10 trainers die voor ons trainen. Dat zijn allemaal zzp-ers. Sommigen doen heel soms een klus, anderen trainen heel regelmatig voor ons.

Irene traint zelf,  doet de acquisitie en het contact met klanten. Cora regelt alles aan de achterkant van het bedrijf (website, financiën, organisatie van de trainingen), ontwerpt trainingen, en werft en begeleidt de trainers.

Voor de backoffice / ondersteuning traningsorganisatie werken nu 2 mensen, ieder enkele uren per week. Eén daarvan is een zzp-er die nu nog een aantal administratieve taken doet die we naar deze secretaresse-functie willen overbrengen. De andere persoon is in loondienst en zij zal doorschuiven naar andere taken als deze vacature wordt vervuld.

De functie en jouw ontwikkeling

In het begin gaat het er vooral om dat je ons leert kennen, en wat we allemaal doen. Aan de hand van het werk komt dat vanzelf! En we gaan gewoon samen aan de slag. Klein beginnen en steeds verder uitbouwen dus.

Verantwoordelijkheden:

• Vooruitkijken in de agenda en doorspreken wat er voor elke training georganiseerd moet worden + daarna zoveel mogelijk regelen (denk aan deelnemerslijsten en adressen, uitnodigingen maken, handouts, beveiligen pdf’s, feedbackformulier, presentielijst, formulier certificaatgegevens e.d.).
• Terugkijken naar de agenda over trainingen die zijn geweest en wat daarvoor nog moet worden afgewikkeld.
• Maken certificaten voor deelnemers. Verwerken punten voor accreditatie. Mailadressen opnemen in Mailchimp voor onze nieuwsbrief.
• Mail over de planning van de trainingen meelezen, verwerken in Outlook en Planner.
• Mails naar trainers, klanten en deelnemers schrijven. Vragen van deelnemers over organisatorische zaken beantwoorden.
• Afmelding van deelnemers communiceren naar trainers en evt. de klant
• ICT hulp zijn voor deelnemers die problemen hebben met inloggen.
• Trainers inwerken in het werken met Teams en Zoom.
  NB : ben je hier nog niet in thuis? Geen zorg… dan leren we je dat!  😊
• Dagelijks contact met Cora wat je over kunt nemen / kunt regelen.
• Verwerken van alles wat er gebeurt in onze digitale systemen: Outlook, Teams, Sharepoint, Mailchimp en Planner. We werken met Office 365.
  NB : gezien de systemen waar we mee werken hebben we nadrukkelijk de voorkeur voor het gebruik van een Windows pc.
• Incidenteel: boeking locaties en hotels, bloemen bestellen.
• Noteren van onze werkmethodes en informatie zodat dit voortaan inzichtelijk is.
• Hoe kunnen we slimmer werken? Denk mee over onze digitale systemen en hoe we administratieve handelingen effectiever kunnen doen.

Jouw sollicitatie

En, lijkt het je wat? Stuur dan een mail met cv naar corahagen@solvitas.nl.

We gaan direct met je mail aan de slag en laten je meer weten over het vervolg. Het kan zijn dat we snel gaan schakelen, dus laat deze vacature niet liggen, maar reageer direct!

Alvast bedankt!

Reacties van recruiters, wervingbureaus en andere tussenpersonen n.a.v. deze vacature worden niet op prijs gesteld. Heb je commercieel te maken met vacatures of plaatsing, benader ons dan niet.