Verplichte periodieke gesprekken

verplichte gesprekken, periodiek, op oplossingsgerichte wijze — Estee Janssens, Unsplash

Vier keer per jaar komt je student bij jou op gesprek, eens per 2 maanden moet je bij je cliënt op bezoek, of je hebt een maandelijkse ‘bila’ met je werknemer. Velen van ons doen dit soort periodieke ‘verplichte’ gesprekken. En we willen natuurlijk graag dat we dit niet voor niets doen…. Graag een beetje nuttig als het kan, want we zijn immers al druk genoeg! Maar wat nou als je gesprekspartner het nut er niet zo van in ziet? Lees hier de Oplossingsgerichte tips!

Hebben we ons periodiek terugkerende gesprek en heeft de ander iets dat hij met ons wil bespreken, dan kunnen we lekker aan de slag. Lastiger vinden we het vaak als dat níet het geval is.
NB : Hebben we zelf wel een doel of zorg? Willen we de ander in beweging krijgen? Daarover ga ik het nu niet hebben, maar lees daarover dan dit eerdere blog.

De bekende valkuil is dat we als docent/ coach / sociaal werker / leidinggevende in zo’n verplicht gesprek gewoon inhoudelijk aan de gang gaan met wat wíj denken dat nuttig is. Dit is een beetje vergelijkbaar met een voorbijganger in een winkelstraat je winkel binnentrekken en een tube tandpasta aansmeren. Terwijl deze voorbijganger misschien wel op zoek was naar zijn zusje, of aan het sparen is voor een fiets. En nu totaal niet te zit te wachten op tandpasta…

Als we zelf in gaan vullen wat nuttig is slaan we al gauw de plank mis! En ja, dat geldt ook als we al jaren ervaring hebben in onze winkel eh… baan 😉 Dan is het risico helaas vaak nog groter dat we gaan invullen voor de ander. We moeten dan nóg iets harder ons best doen om te komen vanuit ‘niet weten’.

Bovenal zou dat uitgaan van ons eigen perspectief – de tandpasta – een grote gemiste kans zijn. We kunnen namelijk direct investeren in een gelijkwaardige samenwerkingsrelatie door het Oplossingsgericht aan te pakken.

Hierbij zijn er 3 belangrijke elementen in onze Oplossingsgerichte aanpak die wat op kunnen leveren:

a. Contact maken, interesse tonen

b. Nut, rollen en verwachtingen verhelderen

c. Heeft de ander een wens, doel of hulpvraag?

Het eerste verplichte gesprek

Laten we eens inzoomen op de eerste keer dat we een verplicht gesprek hebben en hoe we deze 3 elementen dan vorm kunnen geven.

a. contact maken, interesse tonen

Praatje (de weg, het weer, de koffie, wat je ziet in de kamer etc…)
‘Ik zag dat je […] doet/hebt/hebt gedaan?’ (uitnodiging iets te vertellen)
‘Kun je me iets vertellen over je [werk/kinderen/studie/project/keuzes]?’
Complimenteren / ‘Hoe is je dat gelukt?’

Let op! : Is iemand boos omdat hij verplicht op gesprek komt, dan merken we dit vaak bij het contact maken. Dan kunnen we beter niet doen alsof er niets aan de hand is, maar is het vaak verstandig om eerst erkenning te geven. Of om de ander uit te nodigen zijn gevoel uit te spreken ‘Wat vind je er eigenlijk van dat je hier bent/dat we dit gesprek hebben vandaag?’. Hoor waarderend de goede redenen, en dan kun je daarna erkenning geven.

We zijn soms een beetje bang voor de boosheid of onwil. Maar, het is vaak de beste optie om er gewoon goed naar te luisteren en de juiste erkenning te geven.

b. Nut, rollen en verwachtingen verhelderen

Bij een eerste gesprek is het niet raar om te vragen ‘Is het een idee dat ik je misschien eerst wat uitleg geef over deze gesprekken? En dat je me dan kunt vertellen hoe jij onze gesprekken graag zou willen benutten?’.

Heel vaak bij 1e gesprekken, is het zinvol om informatie te geven over wat de achterliggende goede reden is dat deze periodieke gesprekken er zijn. En hoe anderen deze gesprekken benutten bijvoorbeeld. Hou het zo kort mogelijk (want met al onze kennis hebben we anders zo de tijd volgekletst).

Vervolgens kun je bijvoorbeeld zeggen:
‘Nu je dit zo hoort, wat voor idee geeft dit jou voor hoe je ons gesprek vandaag / deze gesprekken wilt gebruiken?’

Andere voorbeeldvragen:

‘Klopt het dat je hier bent omdat […] dat erbij hoort? Wat vind jij daarvan?’
‘Ik ben Anna en ik ben […]. Het is mijn taak om […]. Klopt het dat jij […] doet?’
‘Weet jij waarom je hier bent vandaag? Hoe vind jij dat?’
‘Wat zou jij willen dat we in deze gesprekken gaan doen?’
‘Waarom denk je dat […] dit gesprek heeft geregeld? Wat denk je dat hij graag wil dat dit oplevert?’ ‘En wat vind jij daar van?’
‘Het idee achter deze gesprekken is […]. Hoe kijk jij daar naar?’
‘In mijn rol als […] heb ik dit soort gesprekken zodat […]. Wat vind jij daar van?’
‘Veel mensen gebruiken deze gesprekken voor […]. Zit daar iets bij wat voor jou misschien ook zinvol is?’
‘Ik zou vandaag graag met je praten over […]. Wat zou dit gesprek voor jou nuttig maken?’
‘We hebben 30 minuten en we kunnen alles bespreken wat jij maar zinvol vindt. Wat zou voor jou de invulling van deze tijd nuttig maken?’

c. Heeft de ander een wens, doel of hulpvraag?

‘Dit is ons startgesprek. Wat voor idee heb jij over wat dit gesprek / deze gesprekken nuttig voor je zou(den) kunnen maken?’
‘We hebben dus 4 gesprekken dit jaar, en vandaag ons eerste. Hoe zou dit gesprek jou een beetje kunnen helpen?’
‘Deze gesprekken duren zo’n 15 minuten. Wat zou dit gesprek vandaag zinvol voor jou maken?’
‘Voor mij zou het fijn zijn […] even te bespreken. Wat zou voor jou dit gesprek nuttig maken?’
‘Nu je hier toch bent… wat zou dit gesprek dan toch een beetje zinvol voor je kunnen maken?’
‘Dus jou lijkt dit gesprek eigenlijk niet zo nuttig, omdat alles eigenlijk best goed gaat. Klopt dat? Ja, dan kan ik me dat helemaal voorstellen….’
Eventueel ; ‘Wat denk je dat de reden/zorg is van […] dat deze afspraken worden georganiseerd?’
Of : ‘Wat fijn dat het zo goed gaat! Ik zou het wel heel leuk vinden daar meer over te horen, vertel!…’
‘Oh ik begrijp dat alles eigenlijk heel lekker loopt. Vertel, hoe heb je dat voor elkaar gekregen?’ en eventueel daarna: ‘Hoe is dit bruikbaar voor hoe je nu verder wilt?’

Vervolggesprekken

Tot slot nog een paar tips voor de periodieke vervolggesprekken:

Neem nooit aan dat je nu wel weet wat het gesprek voor de ander nuttig maakt. Stel de vraag gewoon weer opnieuw: ‘Wat zou onze tijd vandaag een beetje zinvol voor jou maken?’
Voor alle gesprekken geldt: wil je met je gesprekken bijdragen aan zelfredzame en krachtige studenten/cliënten/werknemers, pas dan op met adviseren. Bijt op je tong als je wil gaan zeggen wat de ander moet doen, en stel in plaats daarvan Oplossingsgerichte vragen om de ander zijn eigen oplossingen te laten vinden!
Tussendoor kun je nog eens checken of het allemaal nuttig is. ‘Zijn deze gesprekken nuttig?’ ‘Wat is nuttig?’ ‘Hoe kunnen we het nuttiger maken?’ ‘Hoe is dit bruikbaar voor je?’ etc.
Ziet de ander het nut niet van het gesprek, dan kun je het gesprek natuurlijk heel kort houden. Maar is jouw eigen doel dat je graag wil dat de gesprekken een positieve bijdrage leveren, dan kun je het gesprek voeren over wat er al goed gaat (‘Klinkt alsof het lekker loopt he… Vertel!’) Kijk of je gedetailleerd kunt onderzoeken wat daarin gewerkt heeft voor de ander (‘Dus … heeft zo goed uitgepakt omdat je … had gedaan, klopt dat? Hoe kwam je precies op dat goede idee?’ ‘Wat heb je nog meer gedaan om dit voor elkaar te krijgen?’).

Hoe meer informatie de ander heeft over wat voor hem goed werkt, hoe meer kans op succes in de toekomst. Dus ook een gesprek dat niet over problemen gaat, kan zo tóch een enorm goede bijdrage leveren!

Ook biedt dit vaak een opening om alsnog in gesprek te komen over iets waar de ander op puzzelt. Vaak komt dit vanzelf aan de orde (‘Nu ik het hier zo over heb… wat ik nog wel lastig vindt is …’). Bovendien is bespreken wat goed gaat (‘Dat klinkt goed! Hoe heb je dat voor elkaar gekregen?’) vaak ook versterkend voor de onderlinge relatie. Misschien dat je daarmee in de toekomst beter van nut kunt zijn bij een probleem dat de ander heeft.
Deze laatste tip borduurt voort op de vorige: gebruik verplichte onderhoudsgesprekken om te bouwen aan een goede relatie en ‘dat wat goed gaat groter te maken’. Sta (vooraf) stil bij wat je waardeert in de ander, wat je de ander goed ziet doen, met welk resultaat je blij bent etc. Benoem dat in het gesprek. Helemaal mooi als je de ander zichzelf daarbij laat complimenteren ‘Hoe is je dat toch gelukt?!’