< terug Tip

Vragen voor voortgangsgesprekken

Er zijn gesprekken waarbij je regelmatig om tafel zit met 1 of meerdere personen en je ‘de voortgang bespreekt’. Dat kan bijvoorbeeld zijn bij de begeleiding van een stagiair, met een projectgroep of met een medewerker. Het kan zijn dat je in dit soort gesprekken zelf te hard aan de kar moet trekken en de anderen achterover leunen. Of dat het een beetje een zeur-uurtje wordt dat energie laat weglekken. Of dat het voortgangsgesprek eigenlijk niet zoveel oplevert. Welke Oplossingsgerichte interventies zijn handig om dat te voorkomen? Hoe zorg je voor een waardevol voortgangsgesprek? Hierbij 3 tips!

1. Direct een andere insteek kiezen

·         ‘Waar ben je tevreden over ten aanzien van de afgelopen periode?’

·         ‘Wat heeft de afgelopen periode je vooral opgeleverd?’

·         ‘Welke dingen zijn gelukt van die je je had voorgenomen?’

·         ‘Wat gaat er beter?’

·         ‘Wat van het plan is al bereikt? Hoe is dat jullie gelukt?’

·         ‘Het doel wat je hebt is […] Wat daarvan is intussen al bereikt?’

En dan lekker doorvragen op details ????
Zit je met meerdere partijen aan tafel, zorg dan ook dat al die partijen deze vraag krijgen (‘En waar ben jíj vooral tevreden over?’). Hierdoor ontstaat direct betrokkenheid en veel meer energie in het gesprek.

Het idee is om dit te doen direct bij het begin van het gesprek. Begin je met ‘hoe gaat het?’, dan kom je vaak al in een gesprek terecht waarin mensen gaan vertellen wat nog niet goed gaat. Het kan wel, maar het is vaak veel lastiger om dan nog de slag te maken naar wat al goed gaat.
NB : Een manier om dat te doen kan zijn om uit het verhaal dat verteld wordt de positieve punten te pakken om op door te vragen (‘Ik hoor u zeggen dat X dàt aspect van de stage al goed in de vingers heeft. Kunt u daar wat meer over vertellen?’).

Overigens kun je ook later in het gesprek de kracht van de complimenteuze vraag inzetten:

·         ‘Hoe is je dat gelukt?’

·         ‘Hoe heb je dat voor elkaar gekregen?’

Dit kan zelfs ook naar een 3e partij, bijvoorbeeld een externe stagebegeleider. ‘Het klinkt alsof dit een heel succesvolle stage is, Simon er heel veel van leert en erg tevreden is door de ondersteuning door jullie organisatie. Hoe lukt het jullie om jullie stagiairs daarin zo goed te ondersteunen? Welke keuzes maken jullie daarin?’

Voor wie uitslag krijgt van al deze positiviteit… ????  Het idee is dat je – vanuit wat er goed gaat – kunt kijken hoe dat verder uitgebreid kan worden. Vaak gaat dat vanzelf. Iemand zegt dan bijvoorbeeld ‘maar wat nog niet zo goed loopt is …’ Je kunt de koppeling naar het vervolg ook zelf leggen ‘Dus wat goed gaat is [ …]. Hoe is dat bruikbaar voor hoe je verder wilt?’.

2. Nut

Ik zou zeggen… probeer het eens om direct aan het begin van het gesprek een andere insteek te kiezen, zoals hierboven omschreven. Maar er zijn situaties waarin dat niet passend is. Dan is het vaak goed om aan het begin van het gesprek even de focus in het voortgangsgesprek te brengen:

  • ‘We hebben dit soort gesprekken dus eens in de zoveel tijd. Wat zou deze gesprekken nuttig voor jou maken?‘
  • Dan naar een eventuele ander: ‘En voor jou?’
  • ‘Stel we ronden dit gesprek met een uurtje af, wat zou deze bestede tijd dan zinvol voor jou hebben gemaakt?’
  • ‘Wat moet er in dit gesprek gebeuren wil het zinvol voor jou zijn?’
  • ‘Soms is een gesprek op jouw initiatief en kan het zomaar zijn dat de ander daar (nog) niet zo direct het nut van inziet. Je kunt dan de ander even kort op weg helpen:
    ·         ‘Deze gesprekken worden door studenten/collega’s/[…] bijvoorbeeld gebruikt om verder te komen met […] / om te praten over […]’.
    ·         ‘Het kan ook heel nuttig zijn om te bespreken wat goed gaat en te kijken hoe je daarmee nog verder kunt komen, dus het hoeft niet te gaan over iets dat niet lekker loopt.’
    ·         ‘Dit gesprek kan zinvol zijn voor bijvoorbeeld … / om … te bereiken … , maar het gaat er om dat het gesprek voor jou nuttig is dus je kunt je eigen invulling kiezen’En dan:‘Als je dit zo hoort, wat lijkt je dan voor jouzelf nuttig?’

3. Jouw eigen doel

Niet alle voortgangsgesprekken zijn even vrijblijvend. Vanuit onze rol als studieloopbaanbegeleider, leidinggevende, docent, HR adviseur, mentor of anderszins, hebben we zelf ook vaak een doel met deze gesprekken. In de startfase (verkennen) is het handig daar ook helderheid over te geven.

Je hebt zelf een zorg
Stel dat je iemand uitnodigt voor een voortgangsgesprek en je hebt zelf een zorg over hoe het gaat? Hierbij even een voorbeeld voor een gesprek met een student:

‘Ik heb je uitgenodigd om je studievoortgang te bespreken. Wat zou het gesprek voor jou ook nuttig maken?’

Mogelijke antwoorden:

  1. “Niks‘Ok… ik heb een zorg dat je (bijvoorbeeld) de norm voor je studieadvies niet haalt… Deel jij die zorg?’.
    a.       Nee? Laat je gerust stellen en vraag door (zonder cynisme): vertel! Details, details, details… (bijv. iemand zegt: komt goed, ik ga nu even knallen – oh! Vertel, wat bedoel je daarmee?)
    b.       Ja? Vraag naar hoe dit gesprek kan helpen. Vanaf dat moment is het niet meer mijn nut, maar het nut van de student
  2. Ik wil het ook wel over mijn studievoortgang hebben. Oké: wat zou het gesprek hierin nuttig maken?
  3. Iets anders – eerst dit bespreken en dan alsnog naar 1 (ik maak me zorgen etc.)

 

Verplichte gesprekken

Als de gesprekken verplicht zijn, kan het handig zijn eerst even aan te sluiten bij de ander: ‘Deze gesprekken zijn verplicht dus nu zit je ineens hier. Wat vind je daarvan?’

Met deze tips worden je voortgangsgesprekken een feestje 🙂

Succes en fijne dag!

Delen wordt gewaardeerd.
Je helpt anderen met informatie, en wij worden beter gevonden. Bedankt!

Meld je nu gratis aan

voor Solvitas Tips

Ontvang 1 x per maand de Solvitas Tips, met praktische tips over Oplossingsgericht Werken

(Zo’n 2000 mensen gingen je voor)

Maak kennis met onze Trainingen en workshops
Ik zoek een training voor... Mijn team Mijzelf
LinkedIn
Share